上海康城业委会自主开发管理软件:沪最大社区日常维修工程项目用上“签核系统”

上海康城业委会自主开发管理软件:沪最大社区日常维修工程项目用上“签核系统”飞入寻常百姓家
来源:新民晚报   作者:鲁哲   2019-02-11 09:19:00

屋顶漏水,大楼外立面脱落……在上海最大的小区——上海康城,申请维修曾经是件非常麻烦的事情。去年10月,康城业委会自主研发“社区维修基金日常工程项目电子签核系统”,近日记者在康城采访时了解到,这个系统几个月试用下来,效果相当不错。

图说:上海康城2019年1月业主大会。上海康城业委会供图

上海康城是上海最大的社区,共有12300多户。由于体量巨大,加之小区建成已10多年,设施设备日渐老化,平均每年产生的须动用维修基金进行维修更新的日常工程项目约2600件左右,日均7-8件。

康城第三届业委会于2016年8月开始履职,接任时的第一难题便是上届遗留下来的上千张未经审核处理的维修单,堆积起来近人高。很多业主报修几个月甚至半年都得不到维修。

根据流程,一个工程单的申报一般程序是:业主报修——物业上门查看——物业出维修方案和报价——物业内部审批(区域经理—工程部—总经理)——提交业委会审批(过半委员逐个签字后业委会盖章)——物业落实施工。业委会委员王斐斐说,一个维修基金维修项目需要在多个部门流转,耗时很长,甚至单子走着走着不见了,还需要补单;而业主的报修得不到及时解决,不满情绪不断积累。

图说:电子签核系统使用图。上海康城业委会供图

王斐斐说,接手之后发现工作量非常大,既要解决业主迫切需求,尽快施工,还要甄别工程是否合规、流程是否合理、有无重复申报,是否还在质保期内……除了要消化旧的单子外,工程单每天还会新增几件、几十件。业委会主任郭琪安说,在这个1万多户的小区,靠人工处理工程单肯定行不通,业委会别说是义务奉献的志愿者,即使业委会11位成员全员迸发铁人精神,也不够用,必须要找到新方法。

他们想到开发一个软件。和软件工程师反复沟通、修改、优化后,整整花了一年半时间,终于完成了开发工作。

电子签核系统实现全数字化、云处理和移动解决,可使社区全部维修申报项目的前端处理和后端结案及后台工作实现全电子化,同时可实现量化操作。

有了这个新武器,现在效率高了。郭琪安说,过去,申报维修基金项目手续复杂,需要半数以上的业委会成员到场签字通过。现在,通过电子签核系统,将保修单和现场照片上传,一张维修申请,几天就能完成整个申报流程,业委会成员可以在签核系统上进行电子签名,申报的维修很快就可以得到解决和安排,效率大幅提升;过程透明。签核系统中施工管理流程全数字化,立项、制单、报批、执行、验收、维修基金支付查询透明、公开,详细信息随时可以调出核实;管理更规范。过去,维修基金报修项目都是人工操作,又因数量巨大容易出现报修项目和实际项目不符,报修项目重复等情况。现在,所有的项目进度和完成都可在系统上进行查询。

图说:业主大会开票系统在最近的业主大会上派上大用场。上海康城业委会供图

康城业委会还首创了一个业主大会开票系统,在最近举行的一次业主大会上一展身手。投票纸全部印有防伪水印,每个业主收到的选票包含八个议题三个选项总共25个不同的二维码,而一万多个业主的30多万个二维码都是独一无二的,现场由八组工作人员用扫描枪扫描打钩的二维码,自动录入电脑,现场大屏幕则实时更新投票数据。

开票系统保证了投票、计票过程的透明,还可以随时调阅投票数据。郭琪安说,统计效率也大大提高了,这次业主大会发放12152张选票,8个议题,统计工作花了3个半小时,上次6000多张选票,4个议题,手工统计花了一天半。

新民晚报记者 鲁哲

编辑:吕倩雯

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